คุณหาของทุกอย่างเจอภายใน 10 วินาทีหรือเปล่า
รู้หรือไม่ว่าเวลาที่คุณเสียไปในการหาของแต่ละอย่างในการทำงานมีผล
อย่างมากกับผลประกอบการของบริษัท
อย่างมากกับผลประกอบการของบริษัท
ถ้าคุณเป็นคนทำงานที่อยากเพิ่มศักยภาพในการทำงานของตนเองในด้านที่ไม่เคยนึกถึงมาก่อน หนังสือเล่มนี้จะมีประโยชน์กับคุณ
ถ้าคุณเป็นผู้ประกอบการหรือผู้บริหาร แล้วคุณไม่อ่านหนังสือเล่มนี้ ก็ถือว่าคุณ “พลาด” สิ่งสำคัญไปอย่างน่าเสียดาย เพราะนี่คือวิธีกำจัดความสูญเปล่าและเปลี่ยนมันเป็นกำไร
=ภาพรวม=
หนังสือเล่มนี้เขียนโดยทีมงานบริษัทที่ปรึกษาชื่อดังที่มีอดีตพนักงานโตโยต้าผู้มีประสบการณ์กว่า 40 ปีเป็นเทรนเนอร์ เน้นไปที่การสร้างออฟฟิศ/ โรงงานให้มีประสิทธิภาพและน่าทำงาน
เรียบเรียงขึ้นมาจากทั้งประสบการณ์การทำงานที่ได้ผลดีที่โตโยต้าและจากกรณีตัวอย่างของบริษัทลูกค้าจากหลายธุรกิจและกลุ่มอุตสาหกรรม
ทั้งเล่มจะนำเสนอแนวคิดหลักที่ทำให้โตโยต้าสามารถทำงานได้อย่างเรียบร้อยรวดเร็วความผิดพลาดน้อยมาก
ตามด้วย “วิธีทำ” ที่จับต้องได้ มีภาพประกอบบ้าง ให้ผู้อ่านนำไปใช้ได้ทันที ใช้กับการจัดโต๊ะทำงานส่วนตัวและจัดบ้านได้ด้วย
ถ้าอ่านแล้วลงมือทำตามจริง จะเห็นผลต่างของผลประกอบการแน่นอน ที่แน่ ๆ ก็คือ จะมีความสุขขึ้นกับการทำงาน
ผู้วิจารณ์อ่านแล้วถึงกับต้องเริ่มลงมือจัดของรอบตัวตามที่หนังสือแนะนำทีเดียวและรู้สึกดีขึ้นจริง ๆ (ทั้ง ๆ ที่ยังเหลือที่ต้องจัดอีกมาก!)
สมกับเป็นหนึ่งในหนังสือขายดีที่ชนะเลิศการโหวตในปี 2013 จากร้านหนังสือทั่วประเทศญี่ปุ่น
=น่าสนใจจากในเล่ม=
* รอบ ๆ โต๊ะทำงานคุณอยู่ในสภาพเช่นนี้หรือไม่
1. ต้องใช้เวลามากกว่า 10 วินาทีเพื่อหาเอกสารที่จำเป็น
2. มีอุปกรณ์เครื่องเขียนที่ไม่ได้ใช้เกิน 1 สัปดาห์วางอยู่
3. ตอบไม่ได้ทันทีว่ามุมในสุดของลิ้นชักมีอะไรอยู่
4. บนโต๊ะทำงานมีเอกสารบางฉบับไม่ได้ใช้เกิน 1 เดือน
หากมีข้อใด “เพียงข้อเดียว” ตรงกับคุณ แสดงว่าเกิด “มุดะ” หรือ “ความสูญเปล่า” ขึ้นแล้ว จำเป็นต้อง “คาตะซึเกะ” หรือ “จัดระเบียบสะดวกใช้” อย่างเร่งด่วน
* การจัดระเบียบสะดวกใช้แบบโตโยต้า ไม่ใช่การจัดเรียงให้สวยงาม แต่จะทำให้ความสูญเปล่าหมดไป ประสิทธิภาพสูงขึ้น ยอดขายเพิ่มขึ้น
* ที่โตโยต้ามีแนวคิดเรื่อง 5 ส คือ สะสาง (seiri) สะดวก (seiton) สะอาด (seisou) สุขลักษณะ (seiketsu) และ สร้างนิสัย (shitsuke) เป็นพื้นฐานในการปฏิบัติงานในแต่ละวัน
* สิ่งที่ดูเหมือนเล็กน้อย ถ้าเราไม่จัดการทันที อนาคตข้างหน้าความสูญเปล่าจะสะสม เกิดผลลบในแง่คุณภาพของงานอย่างต่อเนื่อง
* ที่โตโยต้ามีระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพหลายอย่าง เช่น
- Just in Time การส่งมอบสิ่งของที่ต้องการในเวลาที่ต้องการด้วยจำนวนที่ต้องการ
- Kanban ระบบการใช้ป้ายหรือกระดานบันทึกสั้น ๆ เพื่อให้เข้าใจภาพรวมหรือขั้นตอนการทำงาน และ
- Kaizen พนักงานทุกคนร่วมกันหาแนวทางใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงวิธีการทำงานและสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมออย่างไม่มีที่สิ้นสุด
* แต่ระบบทั้งสามดังกล่าวไม่ใช่จะลงมือปฏิบัติได้ทันที แต่ถ้าเป็นการจัดระเบียบสะดวกใช้อย่างในหนังสือเล่มนี้ บริษัทใด พนักงานที่ไหน ก็สามารถลงมือทำได้ทันที และไม่ต้องใช้งบประมาณมหาศาล
* “ความสูญเปล่า” จะเกิดขึ้นใน 4 ด้านดังนี้ 1) เสียพื้นที่ 2) เสียเวลา 3) เสียหายจากการผิดพลาด และ 4) เกิดการเคลื่อนไหวที่เสียเปล่า
* นิยาม 5 ส
สะสาง คือ การแยกของที่จำเป็นกับไม่จำเป็นออกจากกัน ของที่ไม่จำเป็นให้กำจัดทิ้ง
สะดวก คือ เบิกของที่จำเป็นในเวลาที่จำเป็นในจำนวนที่จำเป็น
สะอาด คือ ทำความสะอาดให้สวยงาม ของที่ใช้เป็นประจำต้องไม่สกปรก
สุขลักษณะ คือ รักษาสภาพของสภาพของสะสาง สะดวก และสะอาดให้ต่อเนื่อง
สร้างนิสัย คือ กำหนดมาตรฐานอันเกี่ยวเนื่องกับสะสาง สะดวก และสะอาด
* ในเบื้องต้นเพียงแค่เริ่มทำสะสาง สะดวก อย่างทั่วถึง ก็จะทำให้สำนักงานและสายการผลิดมีประสิทธิภาพสูงขึ้นแล้ว
* ถ้าวันหนึ่งเราใช้เวลาในการหาของวันละ 30 นาที ใน 1 ปีเราจะเสียเวลาหาของไปถึง 15 วัน
* ในวันนี้ นอกจากของใช้ที่จำเป็น ต้องไม่นำสิ่งอื่น ๆ ออกมาวางบนโต๊ะ
* หากจิตใจมีความคิดต่อต้านว่า “เสียดายถ้าต้องทิ้งไป” ให้คิดว่า การเก็บของไว้จะกลายเป็นค่าใช้จ่าย
* เราสามารถรู้ระดับของพนักงานและบริษัทได้ด้วยการดูว่า “วางของทิ้งไว้หรือไม่”
เพราะการ “ยังไม่ได้กำหนดที่วางของ” (จึงทำให้ต้องวางทิ้งไว้) เป็นตัวบ่งชี้วินัยของพนักงาน ประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพ รวมถึงความปลอดภัยในการทำงานอีกด้วย
* การ “วางของทิ้งไว้” เกิดขึ้นเพราะขาดจิตสำนึกที่จะคอยคัดแยก “ของที่ต้องการ” “ของที่ไม่ต้องการ” และ “ของที่ต้องทิ้ง” ออกจากกัน
* ถ้ามีหลักเกณฑ์ที่ตั้งไว้แล้วชัดเจนในการตัดสินใจทิ้งของ จะทำให้พนักงานตัดสินใจทิ้งของได้เองทันทีโดยไม่ต้องกลัว
* จง “กำหนดเส้นตาย” สำหรับของที่คิดว่าสักวันจะต้องใช้ และควรกำหนดให้สั้นไว้ เช่น 1 สัปดาห์บ้าง 1 เดือนบ้าง
ถ้าถึงเวลาแล้วไม่ใช้ให้ทิ้งทันที เช่น ถ้ามีคนมาบอกว่า “ขอฝากวางไว้หน่อยนะ” ถ้าถึงกำหนดแล้วยังไม่มาเอาไปก็ให้ทิ้งทันที
* มนุษย์มีนิสัยที่จะซ่อนความผิดพลาดของตนเองไว้ ในโตโยต้าจึงมีคำกล่าวว่า “อย่าตำหนิคน ให้ตำหนิระบบ”
* เราสามารถหา “ของที่คนไม่ต้องการแล้ว” ได้จากการดูของที่วางไว้ติดกำแพงและที่ลับตาคน ซึ่งมักจะมีของที่ไม่ได้ใช้กองสุมอยู่
* Mr. Eji Toyoda อดีตประธานของโตโยต้า มักไม่แจ้งล่วงหน้าเมื่อมาที่โรงงาน และกลับไปโดยไม่พูดอะไร แต่จะแจ้งกลับมาให้ผู้บริหารโรงงานทราบถึงจุดที่เห็นว่าน่าเป็นห่วงภายหลัง
เพราะถ้าแจ้งล่วงหน้าทางโรงงานจะกำหนดหัวข้อที่ต้องตรวจและกำหนดเส้นทางเดิน ทำให้ไม่เห็นของที่ซ่อนไว้
* ของจะค่อย ๆ สะสมมากขึ้นในบริเวณที่ “ไม่มีคนเห็น” ดังนั้น จึงต้องทำให้บริเวณที่ไม่มีคนเห็นให้น้อยที่สุดเท่าที่จะน้อยได้
* อาจจะฟังดูแปลก แต่ช่วงที่ว่างไปหรือยุ่งไป ผู้คนมักจะทำในสิ่งที่ไม่จำเป็น
เช่น เนื่องจากยุ่งมากและกังวลว่างานจะล่าช้าเลยมีแนวโน้มว่าจะเอาของเผื่อเหลือเผื่อขาดถือติดเข้าไป(ในพื้นที่ปฏิบัติการ)ด้วย
* ผลเสียที่ตามมาคือ
1. เพราะว่าถือของเข้าไปมากเกินจำเป็น สุดท้ายไม่ได้ใช้ ต้องส่งคืนที่เดิม เท่ากับเป็นการเพิ่มประมาณงานโดยไม่จำเป็น (การต้องนำไปคืน) เท่ากับทำให้งานยุ่งมากขึ้น เสียเวลาโดยใช่เหตุ
2. เพราะคนคนหนึ่งมีของมากเกินความจำเป็น ทำให้พนักงานคนอื่นมีของไม่เพียงพอ ส่งผลให้ต้องสั่งของเข้ามาเพิ่ม(ทั้ง ๆ ที่ของยังมีพอแต่ไปกระจุกอยู่ในที่ที่ไม่ได้ใช้) กลายเป็นความสิ้นเปลือง
3. เพราะนำของมาเกินความจำเป็น พนักงานหน้างานจะสับสน ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงานได้ง่ายขึ้น
* ในทางกลับกัน เมื่อคนเราว่างก็มักรู้สึกอยากทำอะไรบางอย่าง จึงอาจเดินไปหยิบของมาเอง หรือเริ่มทำงานอย่างอื่นแทน และกลายเป็นทำงานที่ไม่ได้กำหนดไว้แต่แรก
* พอมือว่างก็จะเริ่มทำสิ่งที่ไม่จำเป็น ส่งผลให้คุณภาพลดลง และเกิดอุบัติเหตุง่ายขึ้น
* ในโรงงานแห่งหนึ่ง มีสินค้าที่อยู่ในระหว่างการผลิตกองเป็นภูเขา เพราะพนักงานทำเผื่อไว้และทำให้ส่วนของวันถัดไปเสร็จก่อนกำหนด
เมื่อวันถัดไปว่างงาน จึงลงมือทำงานในส่วนของ 3-4 วันให้หลัง ซึ่งส่งผลอย่างมากต่อคนที่ทำงานในกระบวนการถัดไปเพราะพวกเขาทำไม่ทัน ต้องทำล่วงเวลาจนดึก
* ดังนั้น ที่โตโยต้าจะบอกว่า “แม้จะว่างแต่ต้องอยู่เฉย ๆ” และมีกฎว่า “อย่าทำสิ่งที่ไม่มีอยู่ในรายการงานตั้งแต่แรก” และที่สำคัญคือ ถ้าว่างอยู่ ก็ต้องทำให้ทุกคนมองเห็นว่าตนว่างอยู่
* ลองเอาของทั้งหมดในลิ้นชักของคุณ ทั้งของใช้ประจำวันและเครื่องเขียนวางบนโต๊ะให้หมด ลองสังเกตดูว่ามีของที่เหมือนกันซ้ำ ๆ อยู่หลายชิ้นหรือไม่
การที่เราเก็บของเกินความจำเป็นถือเป็นความสูญเปล่าทั้งสิ้น
* หนึ่งในวิธีการแก้การเบิกของมาเก็บไว้เกินความจำเป็น คือ การกำหนด “จุดสั่งของเพิ่ม” ให้กับตนเอง เช่น ถ้า สมุดเหลือแค่ 1 เล่มจะสั่งเพิ่ม
* ความคิดที่ว่า “สักวันคงได้ใช้” “ยิ่งมีของเยอะยิ่งอุ่นใจ” และ “ก็ยังมีพื้นที่สำหรับวางของอยู่” จะทำให้มีของเกินความจำเป็น
* ที่โตโยต้าใช้กลยุทธการ “ติดป้ายแดง” ไว้ที่ “ของที่ไม่ได้ใช้” กับ “ของที่ใช้ไม่ได้” ทุกชิ้นแล้วระบุชื่อผู้รับผิดชอบ กำหนดเส้นตายของเวลาจัดการและวิธีการจัดการไว้ด้วย
* กลยุทธป้ายแดงนี้ได้ผลมาก เพราะเห็นได้ชัดและทำให้ทุกคนรู้สึกว่า “พวกเราเก็บแต่ของที่ไม่จำเป็น” และทำให้เกิดความรู้สึกทิ่มแทงใจว่า “เราต้องทำอะไรสักอย่างแล้ว”
* นามบัตรที่ผ่านมาแล้วหนึ่งปี ถ้ายังไม่ได้ใช้ ให้กำจัดทิ้งไป
* เกณฑ์การกำจัดจดหมายที่ไม่จำเป็นคือ “จดหมายข่าวให้กำจัดทิ้ง” “จดหมายที่เก่าเกิน 1 ปีให้กำจัดทิ้ง” และ “ถ้ามีคนบันทึกข้อมูลไว้(ในคอมพิวเตอร์)แล้ว ให้กำจัดจดหมายทิ้ง”
* ให้กำหนดพื้นที่วางสิ่งของด้วย “การเคลื่อนไหวของคน” ที่โตโยต้าแบ่งการเคลื่อนไหวของคนเป็น 4 ประเภท เพื่อหาความสูญประโยชน์ดังนี้ คือ
การเคลื่อนไหวที่เป็น “งานหลัก” “งานที่มักเกี่ยวเนื่องโดยไม่ตั้งใจ” “งานเตรียมตัวและงานปิดท้าย” “ความสูญเปล่าและงานอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง”
* ตัวอย่างเช่น สมมติคุณจะดื่มน้ำชาที่วางอยู่บนโต๊ะ ขั้นตอนที่ถ้วยน้ำชาสัมผัสริมฝีปากและดื่มน้ำชาจริง ๆ คือ “งานหลัก” หรือ “งานที่ก่อให้เกิดมูลค่า”
แต่การเดินไปหยิบถ้วยน้ำชาที่วางอยู่บนโต๊ะและการยกถ้วยขึ้นจรดริมฝีปากชึ้นดื่ม เป็นสิ่งที่ทำแล้วไม่ได้ก่อให้เกิดมูลค่าแต่จำเป็นต้องทำ เรียกว่า “งานที่เกิดขึ้นโดยไม่ตั้งใจ”
ดังนั้น การดื่มน้ำชาเพียงหนึ่งจิบ ถ้าเราศึกษาการเคลื่อนไหวตามความเป็นจริง ช่วงที่ดื่มน้ำชาจริง ๆ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการทั้งหมดเท่านั้น (ฟังดูเหมือนการฝึกสติให้เห็นความเป็นจริง – ผู้วิจารณ์)
วิธีทำให้ดีขึ้นคือ เราต้องลดสัดส่วนงานที่เกิดควบคู่กันให้เหลือน้อยที่สุด และเพิ่มสัดส่วนงานหลักให้มากขึ้น ถ้าทำได้ งานแต่ละวันจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำงานง่ายขึ้น
* ด้วยเหตุผลดังกล่าว ลองคิดดูว่า ที่ทำงานคุณมีสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นหรือไม่
- ของที่ใช้บ่อยวางไว้ไกลทำให้ต้องเสียเวลาไปเอา
- ของที่ใช้ร่วมกันวางไว้คนละที่ทำให้ต้องเสียเวลาหาและไปหยิบ
* ชาวโตโยต้าเกลียดการหาของเป็นอย่างมาก เพราะเป็นการเคลื่อนไหวที่สูญเปล่า แนวคิดการทำข้อ “สะดวก” ของโตโยต้าคือ สถานที่วางของต้องกำหนดตามการเคลื่อนไหวของคน
* ในการสอนวิธีกำหนดจุดวางของ จะมีการเรียน “เศรษฐศาสตร์การเคลื่อนไหว” หรือ Motion Economy ด้วย ซึ่งมาจากงานวิจัยเรื่องการเคลื่อนไหวของคนเพื่อให้ประสิทธิภาพการผลิตสูงขึ้น
* เวลาหยิบของ ท่าที่เราหยิบของสร้างภาระให้กับร่างกายหรือไม่ เช่น ท่าย่อตัว ในมุมมองของเศรษฐศาสตร์การเคลื่อนไหวเป็นท่าที่ไม่ดี
ถ้าในแต่ละวันพนักงานต้องย่อตัวบ่อย ๆ กระดูกหน้าแข้งจะรับภาระมาก ระยะยาวอาจบาดเจ็บได้ ดังนั้นที่โตโยต้าจะพยายามไม่ให้พนักงานวางของที่เท้า
* นอกจากการย่อแล้ว การเหลียวหลังและการก้มก็เป็นการเคลื่อนไหวที่ต้องปรับปรุงสถานที่วางของด้วย
* ตำแหน่งการวางของของเรา ต้องให้ผู้อื่นหาพบภายใน 30 วินาที ดังนั้นควรเขียนใส่กระดาษแปะไว้ว่า ในตู้มีอะไรอยู่ ถ้าประกาศด้วยภาพจะมองเห็นง่ายกว่ามาก
* เมื่อจัดระเบียบสะดวกใช้เรียบร้อยแล้ว ให้ถ่ายรูปโต๊ะทำงานตอนนั้นไว้ แล้วแปะรูปไว้บนโต๊ะ หมายความว่า “เวลาเสร็จงานแล้ว ต้องทำให้กลับไปอยู่ในสภาพเดิมเหมือนรูปถ่ายนี้ด้วย”
* เทรนเนอร์ของบริษัทเคยพบว่า มีร้านอาหารที่อาหารอร่อยและคนต่อคิวแน่นแต่ต้องปิดตัวลงเพราะว่ามีเส้นการเคลื่อนไหวที่ไม่ดี ทั้งการเข้าออกร้าน และภายในครัว
* ให้ตีเส้นและวาดภาพตำแหน่งวางของใช้ให้ชัดเจน เวลานำไปใช้ให้วางป้ายชื่อของตนไว้ คนอื่นจะมาใช้จะได้รู้ว่าต้องตามของกับใคร
และในการเก็บก็ง่ายเพราะต้องวางลงไปในกรอบที่ตีเส้นเป็นรูปร่างของเครื่องมือนั้น ๆ
* คำว่า “สะอาด” ของแต่ละคนไม่เหมือนกัน จึงจำเป็นต้องกำหนดเกณฑ์ร่วมกัน
* ถ้าพนักงานทำในสิ่งที่กำหนดไว้ร่วมกันไม่ได้ ถือเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้างาน ที่ต้องทำตัวเป็นตัวอย่างให้เขาเห็น และหาวิธีทำให้พนักงานเข้าใจและร่วมมือทำตามให้ได้
* ถ้าพนักงานรู้ว่าการจัดระเบียบสะดวกใช้นั้นจะย้อนกลับมาตอบแทนเขาอย่างไร (บริษัทมีกำไรมากขึ้น จะทำให้เขาได้โบนัสมากขึ้น เงินเดือนขึ้น ฯลฯ) พวกเขาก็จะร่วมมือเอง
==ข้อคิดที่ได้จากหนังสือเล่มนี้==
* ถึงแม้ว่าเราจะคิดว่าเรารู้จักวิธีจัดการสะสางออฟฟิศดีอยู่แล้ว ข้อแนะนำบางข้อในเล่มนี้ก็จะทำให้ผู้อ่านถึงกับอุทานออกมาว่า “ทำถึงขนาดนี้เลยหรือ” อย่างแน่นอน
* บางทีข้อแตกต่างของธุรกิจทั่วไปกับธุรกิจระดับโลกก็คือการลงมือทำ “สิ่งที่เกินคาด” นั่นเอง
หนังสือชื่อ “จัดโต๊ะทำงานวันละนิด ออฟฟิศน่าทำงานที่สุดในโลก” โดย OJT Solutions, Inc. แปลโดย เสรี ยาวงษ์ สำนักพิมพ์สุขภาพใจ 240 หน้า ราคา 220 บาท มีจำหน่ายที่ร้านหนังสือชั้นนำและเวบไซต์ร้านหนังสือทั่วไป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น